近年來，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，以全球化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為趨勢的辦公方式越來越受到各行各業(yè)的青睞。而在管理層次足層級式結(jié)構(gòu)的政府單位，在地域分布上一般是分散的，這就需要一種既集中又能分散的溝通方式。一般來說，這類機構(gòu)會定期召開行政辦公會議，以統(tǒng)一的思想，解決問題，應(yīng)急會議也足非常常見的。而傳統(tǒng)的日常溝通多依靠電話和電子郵件，地理上的的分散特性使其管理和決策出現(xiàn)障礙，一般通過召集會議的方式來解決問題，時間、交通安全、效率、費用都是該類機構(gòu)需要考慮解決的問題。這炎組織的各類會議和培訓(xùn)費用極高，時間成本和費用成本因素也是該類機構(gòu)尋求視頻會議制成的重要驅(qū)動力。

政府行業(yè)層級眾多，日常會議頻繁，傳統(tǒng)的集中式會議已經(jīng)越來越跟不上時代的步伐，而且每年高昂的會議費用往往難以控制，尤其是每年年底總結(jié)會、計劃會、部署會等各種會議頻繁舉行，使得各級機關(guān)忙碌予“文山會海”，不僅領(lǐng)導(dǎo)干部筋疲力盡，而且讓群眾辦事無門，找不到人，從而整個行政效率明顯下降。改進文風會風、提倡開短會講短話的精神，早已經(jīng)“駐進”各級機關(guān)的文件里面，部分單位也已經(jīng)以實際行動開展起來，通過視頻會議系統(tǒng)召開各級會議不僅節(jié)省了大量人力、財力、物力，而且節(jié)省了與會人員的大量時間。如何能有效地借助于政府現(xiàn)有的辦公網(wǎng)絡(luò)，搭建一個高效的網(wǎng)絡(luò)通訊平臺，從而能實現(xiàn)機構(gòu)之間各種精神的快速貫徹落實，與民眾的信息溝通和傳達，提高現(xiàn)有辦公效率，成為政府部門新一代電子政務(wù)建設(shè)的任務(wù)重點。

作為完善的遠程辦公解決方案—視頻會議系統(tǒng)，能充分利用政府部門電子政府系統(tǒng)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)軟、硬件設(shè)備機環(huán)境，有效提高政府機關(guān)的辦公和決策效率，更大幅度節(jié)省了差旅、培訓(xùn)、電話通訊費用，使建設(shè)節(jié)約型、高效型、互動型的政務(wù)信息化落實到實處。基于硬件系統(tǒng)的視頻會議系統(tǒng)以其卓越的音視頻質(zhì)量，強大完善的數(shù)據(jù)協(xié)作功能、可靠的系統(tǒng)性能、高效的大容量設(shè)計、開放的可擴展架構(gòu)為各級政府部門搭建了一個全方位、多層次、高效率的網(wǎng)絡(luò)多媒體通訊平臺。幫助政府部門實現(xiàn)工作中各種信息進行處理，實現(xiàn)協(xié)同工作的需求。視頻會議不僅解決了困擾政府多年的“文山會海”問題，還能達到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的網(wǎng)絡(luò)多媒體通訊平臺。幫助政府部門實現(xiàn)工作中各種信息進行處理，實現(xiàn)協(xié)同工作的需求。視頻會議不僅解決了困擾政府多年的“文山會海”問題，還能達到比以往工作更直接、更快速、高高效的目的。視頻會議的普及應(yīng)用，減少了政府機構(gòu)的會議成本，提高了政府的工作效率。同時也推動了現(xiàn)今國務(wù)院提出的“精簡會議，實現(xiàn)政府辦公新形式”改革的步伐，越來越受到政府機關(guān)用戶的贊揚和認可。